Kraków, dnia 27 listopada 2014 r.

Szanowni Państwo!

Uprzejmie informujemy, iż w trosce o obniżenie kosztów ogólnych funkcjonowania Spółdzielni Mieszkaniowej „Kurdwanów Nowy” a także realizując postulaty zgłaszane przez członków Spółdzielni, Zarząd SM „Kurdwanów Nowy” podjął działania zmierzające do unowocześnienia form komunikowania się z Państwem, poprzez stopniowe zastępowanie korespondencji drukowanej (papierowej) – korespondencją prowadzoną w formie elektronicznej. Zdajemy sobie przy tym sprawę, że nie wszyscy członkowie Spółdzielni posiadają stały dostęp do internetu, a nawet sprzęt komputerowy. Dlatego wdrażanie nowych zasad komunikowania się z Państwem oparte zostało na zasadach pełnej dobrowolności – osoby nie korzystające z sieci internetowej będą mogły otrzymywać korespondencję ze Spółdzielni na dotychczasowych warunkach (w formie papierowej), choć i dla tych osób przewidziane zostały pewne udogodnienia, o których informujemy w punkcie II.2. niniejszego pisma.

I.        Zasadniczym udogodnieniem dla członków Spółdzielni, a także nie będących członkami Spółdzielni właścicieli lokali i osób którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, będzie możliwość zapoznania się za pośrednictwem internetu z informacjami dotyczącymi posiadanego lokalu, wyświetlanie wykazu opłat eksploatacyjnych za dany miesiąc, wgląd w kartoteki czynszowe i odsetkowe (saldo niedopłat lub nadpłat na swoim koncie rozliczeniowym) oraz dostęp do wyniku odczytów wodomierzy. Usługę tę Spółdzielnia uruchamia od 1 stycznia 2015 r. we współpracy z firmą „MARHAL” Halina Wassermann i Mariusz Buczek Spółka cywilna z siedzibą w Krakowie, która dostarcza systemy informatyczne (oprogramowanie) do obsługi finansowo-księgowej Spółdzielni oraz prowadzenia w systemie informatycznym ewidencji członkowsko-lokalowej. Nowy system komunikowania się – zwany MOL (MARHAL ON LINE) – dostępny będzie dla osób zainteresowanych po zalogowaniu się na stronie www.marhalonline.pl. Rejestracji w systemie dokonać może wyłącznie figurujący w ewidencji Spółdzielni członek lub osoba posiadająca tytuł prawny do lokalu, nie będąca członkiem Spółdzielni. W przypadku, gdy tytuł prawny do lokalu przysługuje kilku osobom (spadkobiercom, współwłaścicielom), muszą one udzielić pełnomocnictwa jednej z osób którym prawo przysługuje, bo oprogramowanie przewiduje dostęp tylko jednej osoby do danych związanych z lokalem.

1.        Pierwszym krokiem do zarejestrowania się w Systemie MOL jest wypełnienie dołączonego do niniejszego pisma blankietu wniosku o rejestrację, w którym – oprócz imienia, nazwiska, numeru PESEL  i adresu korespondencyjnego oraz numeru członkowskiego – konieczne jest podanie adresu email oraz telefonu kontaktowego. Wypełniony wniosek należy własnoręcznie podpisać i przesłać na adres Spółdzielni lub osobiście złożyć w sekretariacie Spółdzielni. Zaznaczamy, że w razie powzięcia wątpliwości, czy oświadczenie przekazane do Spółdzielni pochodzi od osoby, na której nazwisko opiewa, Zarząd może wezwać tę osobę do złożenia podpisu pod oświadczeniem w obecności pracownika Spółdzielni albo do dostarczenia oświadczenia z podpisem uwierzytelnionym przez notariusza (§ 27 ust. 5 Statutu Spółdzielni). Powyższa procedura zostanie wdrożona, gdy pracownicy Spółdzielni stwierdzą, iż podpis pod oświadczeniem odbiega od wzorów innych podpisów danej osoby, znajdujących się w aktach Spółdzielni. Spółdzielnia, jako administrator Państwa danych osobowych, musi bowiem posiadać pewność, że wniosku nie składa osoba nieuprawniona (np. najemca, osoba będąca w sporze z członkiem Spółdzielni itp.), która w ten sposób uzyska dostęp do Państwa danych osobowych. Natomiast w przypadku, gdy druk oświadczenia nie będzie w całości wypełniony (pominięte zostaną niektóre dane), Spółdzielnia wezwie osobę zainteresowaną do przedłożenia prawidłowo wypełnionego oświadczenia.

2.        Po złożeniu wniosku o rejestrację otrzyma Pani / Pan unikalny login i hasło, które zostaną przesłane na podany adres mailowy. W ten sposób wszystkie najistotniejsze informacje związane z posiadanym lokalem staną się dla Państwa dostępne bez wychodzenia z domu.

II.      Pragniemy również zwrócić uwagę Państwa na fakt, że do Statutu SM „Kurdwanów Nowy” (w § 27 ust. 4 Statutu) wprowadzono postanowienia przewidujące możliwość złożenia przez członka Spółdzielni oświadczenia upoważniającego Spółdzielnię do doręczania mu korespondencji w sprawach, w których na Spółdzielni ciąży obowiązek zawiadamiania członków i innych osób dysponujących tytułem prawnym do lokalu – bezpośrednio do skrzynki pocztowej przypisanej do jego lokalu lub do przesyłania korespondencji drogą elektroniczną na wskazany przez siebie adres email, ze skutkiem prawnym doręczenia. Informacje  o nowych zasadach doręczania korespondencji wraz z wzorami oświadczeń (EM i SK), jakie należy złożyć (jeszcze w formie pisemnej), by przejść na mailową łączność ze Spółdzielnią, zostały zamieszczone na stronie internetowej Spółdzielni, dlatego w tym miejscu przypominamy jedynie najistotniejsze zagadnienia.

1.        Gdy członek Spółdzielni zamierza upoważnić Spółdzielnię do przesyłania korespondencji drogą elektroniczną na wskazany przez siebie adres email, ze skutkiem prawnym doręczenia, winien skorzystać  z druku oświadczenia EM. Ten sposób przesyłania korespondencji nie wiąże się z wymogiem zamieszkiwania na terenie Osiedla „Kurdwanów Nowy”, choć oczywiście upoważnienia takiego mogą udzielić Spółdzielni osoby, które zamieszkują w jej zasobach mieszkaniowych. Taki sposób komunikowania się ze Spółdzielnią okaże się jednak szczególnie dogodny dla osób, które wskazały adres zamieszkania lub adres do korespondencji położony poza terenem Osiedla „Kurdwanów Nowy”, bowiem pozwoli im uniknąć ponoszenia opłat korespondencyjnych (obejmujących zryczałtowane koszty kierowanych do nich przesyłek zwykłych i poleconych), jakie na mocy uchwały nr 66/2014 Rady Nadzorczej z dnia 17 września 2014 r. zmieniającej Regulamin rozliczania kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości (gospodarki zasobami mieszkaniowymi) oraz ustalania opłat za używanie lokali w Spółdzielni Mieszkaniowej „Kurdwanów Nowy” w Krakowie obciążać będą od dnia 1 stycznia 2015 r. wszystkich użytkowników lokali, którzy wskazali adres zamieszkania lub adres do korespondencji położony poza zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni.

Zwracamy uwagę, że osoby składające wniosek o rejestrację w Systemie MOL i zamierzające jednocześnie upoważnić Spółdzielnię do przesyłania korespondencji drogą elektroniczną na wskazany przez siebie adres email, nie muszą składać dodatkowo oświadczenia na blankiecie EM, lecz mogą takiego upoważnienia udzielić na druku wniosku o rejestrację.

2.        Natomiast wyłącznie te osoby, które zamieszkują w zasobach mieszkaniowych Spółdzielni, mogą upoważnić Spółdzielnię (z wykorzystaniem blankietu oświadczenia SK) do doręczania korespondencji w formie pisemnej i pozostawiania jej w skrzynce pocztowej przypisanej do jego lokalu, ze skutkiem prawnym doręczenia. Po złożeniu takiego oświadczenia, korespondencja Spółdzielni doręczana za pośrednictwem pracownika firmy sprzątającej lub pracownika Spółdzielni będzie bez podejmowania próby osobistego jej doręczenia wrzucana do skrzynki pocztowej przypisanej do lokalu, w którym zamieszkuje osoba, która oświadczenie złożyła. Ta forma odbioru korespondencji będzie szczególnie dogodna dla członków Spółdzielni, którzy nie posiadają stałego dostępu do internetu, a zatem nie mogą skorzystać z doręczania korespondencji drogą elektroniczną. Osoby te mogą otrzymać wydrukowany blankiet oświadczenia SK w Sekretariacie Spółdzielni i po wypełnieniu go, złożyć w Dziale Członkowsko - Organizacyjnym Spółdzielni.

Osoby, które mają jakiekolwiek wątpliwości dotyczące zagadnień związanych ze składaniem oświadczeń zawierających wniosek o uzyskanie dostępu do Systemu MOL lub upoważniających Spółdzielnię do zastosowania uproszczonych form doręczania korespondencji, zachęcamy do osobistego lub telefonicznego kontaktu tel. 12 654-40-65, 12 654-40-05 wew. 213 lub 214, w każdy poniedziałek, czwartek i piątek: w godz. 9⁰⁰ - 15⁰⁰ oraz każdy wtorek: w godz. 9⁰⁰ - 17⁰⁰ w siedzibie Spółdzielni w Krakowie przy ul. W. Witosa 39 (pok. nr 4).

Załącznik:

1). Blankiet Wniosku o rejestrację w Systemie MOL (dostępny na stronie internetowej Spółdzielni)

2). Blankiet wniosku o korespondencję pocztą elektroniczną EM